📁 Unterlagen für das Buchen laufender Geschäftsvorfälle

Welche Unterlagen muss ich für die Bearbeitung einreichen?

Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen vollständig, ordentlich abgeheftet und bis zum jeweils vereinbarten Termin ein. 

Je nach Leistungspaket, steht ggfs. auch ein interner CLS-Fristenkalender zur Verfügung.

Die Unterlagen können – je nach Vereinbarung – über The Ark, persönlich oder auf dem vereinbarten Weg eingereicht werden.

Nur Unterlagen, die mir tatsächlich vorliegen, können auch bearbeitet und gebucht werden.

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Was passiert, wenn die Unterlagen für das Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle nicht rechtzeitig eingereicht werden?

Die Unterlagen müssen bis zum jeweils vereinbarten Termin vollständig bei mir vorliegen.

Werden die Unterlagen erst nach diesem Termin eingereicht, kann eine fristgerechte Bearbeitung bzw. Fertigstellung nicht garantiert werden.
 

Deshalb gilt: Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen rechtzeitig ein, damit genügend Zeit für eine sorgfältige Bearbeitung bleibt.

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Was passiert, wenn ich einen Beleg oder eine Unterlage vergessen habe?

Das kann jedem mal passieren. In diesem Fall, reichen Sie bitte die fehlende Unterlagen schnellstmöglich nach.

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Auch nachgereichte Unterlagen müssen ausschließlich über The Ark übermittelt werden.

Bitte senden Sie nachgereichte Dokumente nicht per WhatsApp, sondern ausschließlich über "The Ark". 
So bleibt alles vollständig an einem Ort und kann eindeutig zugeordnet und bearbeitet werden.

Unter bestimmten Bedingungen und nach Absprache ist ein Nachreichen von Unterlagen auch per E-Mail oder per Post möglich.
Jedoch beachten Sie: je später Unterlagen nachgereicht werden, desto mehr kann sich die Bearbeitung verzögern.

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Was passiert, wenn ich Unterlagen doppelt einreiche?

Ich kann nur mit den Unterlagen arbeiten, die mir vorliegen. Werden Unterlagen mehrfach eingereicht und ist die Doppelung nicht eindeutig erkennbar, kann eine Doppelbuchung nicht ausgeschlossen werden. Das kann zu einem falschen Ergebnis führen.

Bitte achten Sie deshalb darauf, Unterlagen nur einmal einzureichen.

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Wer ist für die Vollständigkeit und Richtigkeit meiner Unterlagen verantwortlich?

Sie sind für die Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer Unterlagen zuständig. Ich arbeite ausschließlich mit denen mir zur Verfügung gestellten Unterlagen, und trage keine Verantwortung für die Richtigkeit Ihrer Daten. Ebenfalls beachten Sie, dass ich keine steuerliche oder rechtliche Beratung jeglicher Art anbiete!

Bei fehlenden wichtige Angaben oder Unterlagen, kann sich die Bearbeitung entsprechend nach hinten verzögern.

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💬 Kommunikation

Wie kann ich CLS Buchen-Lohn erreichen?

Sie können mich per WhatsApp Chat kontaktieren. Dort wird Libra, mein persönlicher Kundenservice, Ihre Anfrage entgegennehmen und an mich für eine Bearbeitung weiterleiten, oder beantwortet kurze Fragen, wenn möglich, persönlich und zeitnah. 

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Wer steckt hinter Libra auf WhatsApp?

Hinter Libra steckt keine KI sondern ein echter Mensch! Sie arbeitet im Rahmen einer persönlichen virtuellen Assistenz im Auftrag von CLS Buchen-Lohn, während ich im Büro mich um Ihre Unterlagen und Aufträge kümmere. 

Für allgemeine administrative Fragen, bei technische Probleme von "The Ark" und Terminanfragen steht Ihnen Libra immer persönlich zur Verfügung und ist bemüht Ihnen stets schnell zu antworten. Normalerweise wird eine Antwortzeit innerhalb eines Werktages angestrebt, bei hohen Nachrichtenaufkommen kann es jedoch bis zu zwei Werktage dauern. 

Über diesen Kommunikationskanal erhalten Sie außerdem wichtige Updates über Änderungen oder Neuigkeiten, damit Sie immer auf dem Laufenden bleiben. 

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Wie spreche ich mit Claudia Schulenberg direkt?

Auch wenn mich meine virtuelle Assistentin Libra tatkräftig unterstützt, bin ich selbstverständlich weiterhin persönlich für Sie da. Erstgespräche mit Neukunden finden immer in Person statt. Auch alle Telefonate mit meinen Bestandskunden führe ich weiterhin ausnahmslos persönlich, so können spezifische Probleme und Rückfragen immer individuell und detailliert geklärt werden. 

Hinweis: Das Büro ist nur montags bis donnerstags für externe Kundenkommuniaktion erreichbar!

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Warum gibt es Freitags keine Kommunikation?

Der Freitag ist bei mir exklusiv für interne administrative Aufgaben und die Wartung von technischen Systemen reserviert! Jedoch ist meine Assistentin Libra selbstverständlich weiterhin freitags für Sie erreichbar. Sie nimmt Ihre Nachrichten und Anfragen zuverlässig entgegen und leitet sie direkt an mich weiter, sodass Sie ab Montag zeitnah eine Antwort erhalten.

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Wofür kann ich WhatsApp nutzen?
 

WhatsApp und Textnachrichten sind für kurze Fragen, Nachrichten und Terminabsprachen gedacht.

Dokumente, Formulare, Schreiben und andere wichtige Unterlagen gehören ausschließlich in The Ark.

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🛳️ The Ark – Ihr digitaler Bereich

Was ist The Ark?

The Ark ist Ihr persönlicher digitaler Bereich bei CLS Buchen-Lohn.

Dort werden Ihre Unterlagen, Formulare und Dokumente übersichtlich und getrennt von anderen Kommunikationswegen bereitgestellt und ausgetauscht.

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Warum müssen Dokumente ausschließlich über The Ark übermittelt werden?

Weil mehrere unterschiedliche Kommunikationswege schnell zu einem unüberschaubaren Durcheinander führen können.

Eine Datei per WhatsApp, eine andere per E-Mail, ein Formular auf einem anderen Weg und noch eine Information irgendwo dazwischen – so kann schnell etwas übersehen werden.

 Deshalb gilt bei CLS:

💬 Nachrichten über WhatsApp 
📁 Unterlagen über The Ark

 So bleibt alles dort, wo es hingehört.

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Kann ich auch eigene Formulare oder Listen verwenden?

Bitte verwenden Sie für die Bearbeitung immer die aktuellen Formulare, die Ihnen über The Ark zur Verfügung gestellt werden.

Sie wurden speziell für die Bearbeitung bei CLS Buchen-Lohn erstellt und sorgen dafür, dass alle benötigten Informationen einheitlich und übersichtlich vorliegen.

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💰 Lohnabrechnung

Bis wann müssen die Unterlagen für die Lohnabrechnung vorliegen?

Alle für die Lohnabrechnung benötigten Angaben und Unterlagen müssen spätestens bis zum 20. des jeweiligen Monats bei mir eingegangen sein, damit die Lohnabrechnung entsprechend eingeplant und fristgerecht bearbeitet werden. Bestandskunden erhalten immer einen aktuellen Fristenkalender für eine bessere Übersicht! Dieser wird digital zugestellt und ist jederzeit auf The Ark einsehbar.

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Was passiert, wenn die Lohnunterlagen nach dem 20. eingereicht werden?

Unterlagen, die nach dem vorgesehenen Termin eingehen, können möglicherweise nicht mehr fristgerecht bearbeitet werden.

Deshalb achten Sie darauf alle Angaben, Änderungen und benötigten Unterlagen rechtzeitig vor dem 20. über The Ark einzureichen. 

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Wo finde ich die benötigten Lohnformulare?

Alle dafür vorgesehenen Formulare finden Sie auf The Ark.

04 - CLS Buchen-Lohn: Formulare und Informationen

Bitte verwenden Sie ausschließlich die dort bereitgestellten aktuellen Formulare.

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Warum gibt es eigene Formulare von CLS Buchen-Lohn?

Die Formulare sind so aufgebaut, dass alle für die jeweilige Bearbeitung benötigten Angaben einheitlich und

übersichtlich vorliegen.

Das spart Rückfragen, verhindert Missverständnisse und macht die Bearbeitung für alle Beteiligten einfacher.

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Muss ich wirklich jedes Feld im Formular ausfüllen?

Ja.

Jedes Feld wurde aus einem bestimmten Grund vorgesehen. Bitte füllen Sie daher alle Felder vollständig aus – auch dann,

wenn Ihnen eine Angabe zunächst unwichtig erscheint.

Nur ein vollständig ausgefülltes Formular ermöglicht eine schnelle und eindeutige Bearbeitung.

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📋 Warum gibt es bei CLS feste Abläufe?

Warum kann ich Unterlagen nicht einfach auf dem Weg schicken, der für mich gerade am einfachsten ist?

Weil ein klarer Ablauf nicht nur für mich, sondern auch für Sie Vorteile hat.

Wenn jeder Kunde unterschiedliche Wege für Nachrichten, Dokumente und Formulare verwendet, wird die Bearbeitung schnell unübersichtlich.

 Bei CLS Buchen-Lohn hat deshalb alles seinen festen Platz:

💬 WhatsApp

für kurze Rückfragen und Terminabsprachen.

🛳️ The Ark

für Dokumente, Formulare, Schreiben und Unterlagen.

📞 Telefon

stets persönlich mit CLS, aber nach vorheriger Terminvereinbarung.

📅 Freitag

bleibt für administrative Aufgaben reserviert, Libra nimmt Ihre Fragen entgegen.

 So bleibt die Zusammenarbeit übersichtlich und nichts muss aufwendig gesucht werden.

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🪷 Warum macht CLS Buchen- Lohn das alles so?

Warum genau muss bei CLS eigentlich alles seinen festen Platz haben?

Weil Ordnung nicht nur schön aussieht – sie sorgt dafür, dass nichts verloren geht, nichts übersehen wird und jede Unterlage dort landet, wo sie gebraucht wird.

Und selbst die Libras wissen:

Wenn jeder Ordner seinen Platz hat, macht das Arbeiten gleich viel mehr Spaß. 🪷

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❤️ Noch eine wichtige Frage

Was passiert, wenn ich etwas nicht weiß oder nicht sicher bin?

Ganz einfach: Fragen Sie.

Es ist immer besser, einmal nachzufragen, als eine wichtige Angabe einfach wegzulassen oder einen falschen Weg einzuschlagen.

Denn am Ende soll die Zusammenarbeit mit CLS Buchen-Lohn vor allem eines sein: 

Übersichtlich, zuverlässig und unkompliziert!